Ter gelegenheid van het 50-jarig bestaan van Volvo in Gent (Oostakker) stond er voor ons één uitdaging centraal: vier totaal verschillende events gelijktijdig helpen organiseren, elk met een eigen doelgroep, flow en toegangslogica.
Dit unieke evenement was voor Volvo een memorabele gelegenheid die vroeg om een vlekkeloze bezoekerservaring. Mixx verzorgde voor dit evenement zowel de registratie als het beheren van de verschillende datastromen en het on-site ondersteunen van een vloeiende verwerking.
Het resultaat: een gestroomlijnde eventflow waarin flexibiliteit, veiligheid en overzicht samenkwamen. Een missie die stevig werd gedragen door het eigen ontwikkelde EVENTsight platform.
Vier events, vier doelgroepen, vier aparte workflows
Voor dit jubileum werden gelijktijdig vier events opgezet, elk met hun eigen karakter:
Familiedag
Een feestelijke dag voor medewerkers en hun gezinnen.High-end business diner
Een exclusief diner voor hooggeplaatste contacten en genodigden.Scholendag
Scholen en klassen konden zich inschrijven voor een begeleide rondleiding door de fabriek.Netwerkevent
Een professioneel moment om relaties te versterken en nieuwe contacten te leggen.
Elk event vereiste een andere aanpak van registratie, andere beveiligingsniveaus en andere communicatieflows. De uitdaging zat niet alleen in de technologie, maar ook in het operationeel gescheiden houden van alle processen, zonder het overzicht te verliezen. Daarbij wil je uiteraard vasthouden aan een uniforme branding en dataverwerking.
Slimme en veilige inschrijvingen op maat
Voor een combinatie van verschillende inschrijvingsmodules maar met een eenvormig design en datastroom is er maar één mogelijkheid: het gebruik van eenzelfde registratieplatform ongeacht het type registratie.
De verschillende events brachten immers niet alleen een gevarieerd publiek naar Volvo, elke groep had specifieke vereisten voor een correcte inschrijving:
Beveiligde medewerkersregistratie
De familiedag was exclusief voor medewerkers. Inschrijven via een standaardformulier was hier niet mogelijk. Medewerkers moesten zich authenticeren via hun stamnummer en geboortedatum (badgenummer). Mixx zette hiervoor een beveiligde toegangstool op, die het registratieproces afschermde én tegelijk gebruiksvriendelijk hield.Uitnodiging-only registratie
Voor het high-end diner konden deelnemers zich uitsluitend inschrijven via een persoonlijke uitnodiging. Dit zorgde voor maximale controle en exclusiviteit.Open inschrijving voor scholen
De scholendag was toegankelijk voor scholen, die zelfstandig klassen konden aanmelden via een helder, laagdrempelig formulier.
Het bewijs dat EVENTsight kan omgaan met de vereisten van verschillende beveiligingsniveaus en deze zelfs naast elkaar laat bestaan. Elke procedure was volledig afgestemd op de doelgroep en de context van het betreffende evenement.
De doelgroepen lagen daarbij dermate ver uit elkaar dat je naast de procedure ook de communicatie per groep wil afstemmen. Persoonlijke en discrete communicatie was vereist voor het business diner, terwijl de communicatie naar scholen toe vooral praktisch moest zijn. De groep medewerkers en gezinnen vroegen eveneens om een duidelijke berichtgeving, maar op een heel andere manier, meer intern gericht.
Elke flow had zijn eigen bevestigingen, reminders en instructies. Niet alleen gepersonaliseerd maar ook zonder overlap. Zo konden we maximale beleving creëren zonder verwarring.
Ondersteuning op locatie: van badges tot logistieke flows
Waar andere software ontwikkelaars vooral de tools leveren, begeleiden wij ook de implementatie ervan. Dicht bij de klant, daar houden wij van. Want uiteindelijk willen we ontzorgen en dat stopt meestal niet bij het opzetten van de software.
Daarom waren we ook effectief zelf aanwezig op deze evenementen. Zo konden we garanderen dat de implementatie en de eigenlijke on-site processen vlekkeloos zouden verlopen.
Badgeprinting en check-in
Voor het netwerkevent en het business diner werden badges voorzien, zodat deelnemers vlot konden inchecken en meteen herkenbaar waren.Gecoördineerde bezoekersstromen
Tijdens de familiedag was er een synchronisatie nodig tussen verschillende ingangen en één centrale post voor consumpties en goodiebags. Dankzij realtime data en centrale controle verliep dit georganiseerd en zonder opstoppingen.
Software die doet wat het moet doen
Dit multilevel project was voor ons het bewijs dat EVENTsight technisch ver genoeg staat om specifieke noden van verschillende types events op te vangen en indien nodig te combineren.
Aanpassingen en uitzonderingen kunnen razendsnel worden doorgevoerd binnen het platform waardoor je een snelle implementatie hebt, minder risico en maximale ontzorging van de klant. Precies de doelen waarmee we deze tool hebben gebouwd.
Het punt waarop EVENTsight zich hiermee echt heeft bewezen is dat het mogelijk is om meerdere complexe eventflows parallel te beheren, zonder in te boeten op overzicht of kwaliteit.