6 tips voor hybride vergaderen
Hybride vergaderen biedt vele voordelen, maar enkel als het op de juiste manier wordt georganiseerd. Het vereist immers een andere opzet dan wanneer mensen enkel online, of juist enkel offline vergaderen. Met de volgende 6 tips voor hybride vergaderen wordt deze combinatie van online vergaderen (een videocall) en fysiek vergaderen zeker een succes. Maar wat is hybride vergaderen precies?
Wat is hybride vergaderen?
De betekenis van hybride vergaderen is dat een vergadering in een fysieke omgeving wordt georganiseerd, maar het ook mogelijk is om online in te bellen. Het is dus de combinatie van online en offline vergaderen. De online deelnemers worden op een groot scherm weergegeven en kunnen zelf (bijvoorbeeld op hun laptop, vanuit huis) de vergaderzaal zien.
Hybride vergaderen wordt niet voor niets steeds populairder, want het biedt veel flexibiliteit en is daardoor erg toegankelijk. Door de grote toename in thuiswerkers is het bovendien in veel gevallen eerder noodzaak dan optie. Reden genoeg om te kijken welke apparatuur je voor hybride vergaderen nodig heeft en hoe je succesvol een hybride vergadering organiseert.
6 tips voor een succesvolle hybride vergadering
We hebben 6 tips voor hybride vergaderen voor je op een rij gezet. Sommige tips hebben specifiek betrekking op de organisatorische kant van hybride vergaderen, andere zijn meer algemeen van aard.
1. Zorg voor de juiste apparatuur
Voor hybride vergaderen is apparatuur nodig die alle deelnemers in staat stelt elkaar goed te kunnen zien en horen. Voor online deelnemers volstaat doorgaans een goede laptop of computer met webcam. Echter, voor de deelnemers die fysiek aanwezig zijn, zijn een groot scherm, goede camera en microfoon een absolute must. Het heeft namelijk de voorkeur om al deze deelnemers één scherm te laten delen, anders zouden ze net zo goed individueel op hun eigen laptop kunnen inbellen.
Een microfoon voor hybride vergaderen moet daarom voldoende bereik hebben, zodat deze het geluid in de gehele ruimte goed kan registreren. Hetzelfde geldt voor de camera. Deze moet in staat zijn om de gehele vergaderzaal, hoe groot of klein deze ook is, scherp op beeld te krijgen. Middels een groot scherm kunnen alle online deelnemers worden weergegeven en met de juiste speakers zijn ze tevens goed hoorbaar. Daardoor zijn ze qua aanwezigheid gelijkwaardig aan de deelnemers die fysiek aanwezig zijn.
Een hybride vergadering valt of staat met de juiste apparatuur. Dit is dan ook het eerste waar je in moet investeren wanneer je organisatie overstapt op of experimenteert met hybride vergaderen.
2. Zorg voor een stabiele internetverbinding
Naast de juiste apparatuur is ook een stabiele internetverbinding cruciaal voor succesvol hybride vergaderen. Probeer haperingen in het beeld en geluid te voorkomen, want naast de nodige irritaties kan dit ervoor zorgen dat de vergadering een stuk langer duurt dan gepland.
3. Reserveer de juiste vergaderzaal
Door van tevoren te peilen hoeveel deelnemers er online inbellen en hoeveel er daadwerkelijk fysiek aanwezig zullen zijn, kun je de juiste vergaderzaal reserveren. De grootte van de ruimte moet passen bij het aantal mensen dat aanwezig is. Een te kleine ruimte is niet praktisch, maar ook een hele grote vergaderzaal is niet prettig als het slechts een select groepje mensen betreft.
4. Betrek alle deelnemers
Om een vergadering (zowel online, offline als hybride) zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, is het belangrijk om alle deelnemers erbij te betrekken. In veel gevallen is ieders input nodig om bepaalde beslissingen te maken of knopen door te hakken. Laat dan ook iedereen aan het woord, stel open vragen, of laat deelnemers stemmen op agendapunten.
5. Hou het interactief
Een praktische manier om een vergadering interactief te maken, is door middel van online stemmen, bijvoorbeeld met de Mixx stemtool. Deze is ideaal om te gebruiken tijdens hybride algemene vergaderingen, omdat het deelnemers in staat stelt in real time te stemmen op diverse kwesties.
Het betreft een eenvoudige webapplicatie die zonder software-installatie werkt, waarbij deelnemers tijdens de (hybride) vergadering op agendapunten kunnen stemmen. Resultaten worden direct weergegeven en berekend zoals ze gedefinieerd zijn in de statuten van je bedrijf of organisatie. Op deze manier is het reeds tijdens de vergadering mogelijk om gedegen beslissingen te maken op basis van de input van alle deelnemers.
De Mixx stemtool is een eenvoudige en efficiënte oplossing voor draadloos stemmen tijdens het bijwonen van een vergadering. Dit kan zowel lokaal als online, desgewenst met 2-factorauthenticatie, om fraude te voorkomen.
6. Wees selectief bij het uitnodigen van deelnemers
Om zo efficiënt mogelijk (hybride) te kunnen vergaderen, is het van belang om enkel mensen uit te nodigen die een actieve bijdrage kunnen leveren of baat hebben bij de vergadering. Denk daarom op voorhand goed na over welke deelnemers je een uitnodiging stuurt, want de aanwezigheid van mensen die geen bijdrage kunnen leveren kan contraproductief werken.