1. Email opties
Beheer uw bezoekers met EVENTsight nog voor het evenement begonnen is. U kan ze uitnodigen, hun RSVP status opvolgen en e-tickets versturen. Geen van deze stappen is echter verplicht. Als u enkel uw gastenlijst wilt importeren en de bezoekers scannen wanneer ze toekomen, dan leest u beter ‘How to setup your event for onsite usage‘.
Als u dit nog steeds aan het lezen bent, betekent het dat u geïnteresseerd bent in het gebruik van EVENTsight in zijn geheel. In het deel voor het evenement wordt door EVENTsight 3 verschillende fases voor uw bezoekers onderscheiden:
- Is de bezoeker uitgenodigd?
- Heeft de bezoekers een RSVP gestuurd?
- heeft de bezoeker een bevestigingsmail gekregen?
Geen enkel van deze stappen is echter verplicht, u kan er gemakkelijk één of meerder overslaan.
2. E-mail setup en inhoud
Stel de e-mails in om bezoekers uit te nodigen, hun bevestiging te bevestigen ofte reageren op diegenen die niet kunnen komen:
- Vul de naam van de zender in
- Kies een e-mailasdres dat eindigt op @eventsight. eu (template) om te vermijden dat de e-mail in de spam terecht komt.
- Vul een reply-to e-mailadres in
- Bepaal een onderwerp
Alleen als al deze velden correct en volledig ingevuld zijn, en er inhoud aan de e-mail werd toegevoegd, is het mogelijk om een uitnodigind te versturen.
In de “RSVP- Accept” tab, heeft u 2 extra opties:
- Activeer de ‘auto e-mail on RSPV repsonse’: er wordt een bevestigingsmail gestuurd wanneer iemand zich registreert of wanneer u manueel de RSVP status naar ‘Yes’ of ‘No’ verandert.
- ‘E-ticket’ optie, waardoor het e-ticket automatsich toegevoegd zal worden aan de registratie e-mail.
Via de ‘Edit’ knop kan u de html e-mail editor openen en uw persoonlijke e-mail opstellen.
RSVP-accept setup
3. E-ticket
In de ‘E-ticket’ sectie, kan u uw eigen e-ticket personaliseren. Om een e-ticket te maken, moet u een aantal stappen volgen:
- Ga naar de ‘Online’ sectie en upload de header die u wilt gebruiken
- Ga terug naar ‘E-ticket’ in de ‘Setup’ sectie. De gekozen header in de ‘online’ sectie, zal ook de header zijn van het e-ticket
- Klik ‘Ticket’ en and bepaal de tekst die u in het e-ticket wil zetten
- Pas de layout aan uw wensen aan, bijvoorbeeld door een lettertype en tekstgrootte te kiezen
- Klik ‘Close window’
- Een unieke barcode wordt standaard onderaan aan het e-ticket toegevoegd, samen met het ticket type, de naam van de bezoeker en de datum van het evenement.
- U kan nu zien hoe het e-ticket er zal uitzien wanneer het verstuurd wordt naar uw gasten.
